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word文档基本操作

时间:2010-10-10 13:48来源:未知 作者:电脑知识学习 ww 点击:
新建文档 我们讲了Word第一课后,有位朋友和我说用起来太麻烦了,问他怎么个麻烦法,他说,有时要打印几份文件,每打印一份就要退出一次Word重来,所以特别麻烦。 其实根本用不着

      新建文档

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我们讲了Word第一课后,有位朋友和我说用起来太麻烦了,问他怎么个麻烦法,他说,有时要打印几份文件,每打印一份就要退出一次Word重来,所以特别麻烦。 其实根本用不着退出Word。你可以在Word里面关掉已经打印出来的文件,然后新建一个文档或者打开另外的文档,同时打开几个文件也可以。 (电脑入门到精通网 www.58116.cn)


怎么做呢?很简单的,先看新建文档。我们打开Word。Word启动之后自动建立了一个新文档,注意现在标题栏上的文档名称是“文档1.doc”,单击工具栏上的"新建空白文档"按钮,现在我们就又新建了一个空白的文档,它的名字叫做“文档2.doc”。再单击这个按钮,就出现了“文档3”。这是我们新建一个文档最常用的方法。

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建立新文档
还 有几种 方法: (电脑入门到精通网 www.58116.cn)


1通过“开 始”菜单 的“新建Office 文档”命 令来 建立:
单 击“开始” 按钮,单击 “新建 Office 文档”命令

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打开“新建Office文档”对话框,选择“空文档”: (电脑入门到精通网 www.58116.cn)

  单击“确定”按钮,出现了Word的启动画面,我们就建立了一个新的Word文档。 (电脑入门到精通网 www.58116.cn)


2 使用快捷键来建立: 在Word中按Ctrl+N键,可以建立一个新的空白文档。 (电脑入门到精通网 www.58116.cn)


3 在Word中使用“文件”菜单的“新建”命令来建立:

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4 在“我的电脑”和“资源管理器”中使用“新建”命令来建立: (电脑入门到精通网 www.58116.cn)


5 使用右键菜单来建立: 在桌面上空白处单击鼠标右键,在快捷菜单中单击“新建”项,从弹出的子菜单中选择“Microsoft Word文档”,给这个文档起好名字,这个文档就建立好了。 (电脑入门到精通网 www.58116.cn)

   
打开文档 (电脑入门到精通网 www.58116.cn)


怎么在Word里打开以前存盘的文档呢?我的朋友说他一直都是先退出Word,然后去双击要打开的文件,Word就会自动启动并打开那个文件。
其实打开和新建一样,不用退出Word也可以打开文件,单击工具栏上的“打开”按钮,就可以打开一个“打开文件”对话框。

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我们来看看怎么打开D盘“笑话”文件夹中的“笑话.doc”。

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 单击这个下拉列表框,从弹出的列表中选择“D:”,也就是D盘,现在下面的文件列表中出现的就是D盘的内容了,双击打开这个“笑话”文件夹,列表中就出现了“笑话.doc”文件,选中这个文件,单击“打开”按钮,就打开这个文件了。      

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打开文档 还 有几种 方法: (电脑入门到精通网 www.58116.cn)


1通过“开始”菜单的“打开Office文档”命令来打开;

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2 在Word里按“Ctrl+O”键。 在Word中使用“文件”菜单的“打开”命令。

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3使用“文件”菜单中的历史记录来打开文档:打开“文件”菜单,在下面有一栏显示了我们最近打开过的文档,单击其中的一条,就可以打开相应的文档了; (电脑入门到精通网 www.58116.cn)


我们还可以设置这个文档显示的数目:打开“工具”菜单,单击“选项”命令,打开“选项”对话框,单击“常规”选项卡,在这里有一个“列出最近使用文件?个”选项,输入框中可以输入文件的数目,而清除这个复选框则可以让Word不再记忆曾经打开的文件。 (电脑入门到精通网 www.58116.cn)


 
保存文档

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现在我们来看看保存文档。这次我们讲一点新东西: (电脑入门到精通网 www.58116.cn)


打开“另存为”对话框;这里有一个“新建文件夹”按钮,它可是很有用的:我们平时的文件都是分类存放的,而有时要保存编辑的稿件,觉得放到哪里都不合适,这时我们就可以新建一个文件夹把文件放到里面。单击这个“新建文件夹”按钮,在打开的对话框中输入文件夹的名字“稿件”,

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  单击“确定”按钮,回到“另存为”对话框;输入文档的名字,单击“保存”按钮,我们就可以把文档保存在新建的文件夹中了。
 

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多文档切换 (电脑入门到精通网 www.58116.cn)


   不过现在就有另一个问题了,现在我们打开了几个文档,而不是像以前那样只打开一个文档,如果我
们想从现在这个文档切换到另外的一个文档中,该怎 么办呢?一般的办法是使用窗口菜单来切换当前编辑
的文档。

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打开窗口菜单,菜单的最下面列出了我们打开的 所有文档,带有对号的是当前编辑的文档,单击“文
档2.doc”,就切换到了“文档2.doc”。 当然你也 可以按下ALT+TAB键来切换,这是Word 2000新增的
切换功能。 (电脑入门到精通网 www.58116.cn)


关闭文档和退出Word

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现在我们打开了多个文档,假如我们现在要关闭这个“文档2.doc”,单击标题栏上的这个“关闭”按
钮就可以了。 你可能要问,这个按钮不是退出Word时用的吗?是这样,在只打开了一个文档时是点这个
 
 
      按钮会退出Word,但在同时打开了几个文档时,它的作用就只是关闭当前编辑的文档了。现在我们只有
一个打开的文档,在刚才的关闭按钮的下面,也就是菜单栏的最右端,又出现了一个关闭按钮。现在标题栏上
的“关闭”按钮的作用是关闭当前编辑的文件并且退出Word,而菜单栏上的“关闭”按钮就只是关闭当前文档,
而不退出Word了。

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在打开了几个文档的时候可以直接退出Word,打开“文件”菜单,选择“退出”命令,就可以直接退出Word了。选择这个命令后,出现了一个对话框,这是提示我们要关闭的文档没有存盘,要不要现在保存, (电脑入门到精通网 www.58116.cn)

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  这是Word的一项功能。如果在上次保存之后你又对文档做了改动,它就会提醒你进行保存;现在的这些文件都没有保存价值,所以我们选择“否”。不过你以后遇到这个对话框时可要想清楚,是不是要保存。 虽然忘了保存文件时,退出Word会提醒你存盘,但你也要养成经常保存文件的习惯。不然万一遇到停电之类的特殊情况,可是谁也帮不了你。

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 文档的保护 (电脑入门到精通网 www.58116.cn)

 

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   有时编辑的文档不希望别人进行修改,这时可以给文档设置一个口令,把文档保护起来:打开“工具”菜单,单击“选项”命令,打开“选项”对话框,单击“保存”选项卡,在“修改权限密码”文本框中输入一个密码(如图14),单击“确定”按钮,此时会出现一个“确认密码”对话框,再一次输入密码,单击“确定”按钮,密码就设置好了,关闭并保存文档,再打开它,就会出现一个“密码”对话框,要求我们输入一个密码,否则就只能以只读方式打开文档。

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如果你不希望别人看到文档的内容,还可以设置一个“打开权限密码”,打开“选项”对话框,在“常规”选项卡的“打开权限密码”正文框中输入密码,单击“确定”按钮,弹出“确认密码”对话框,再次输入密码,单击“确定”按钮,同样保存退出,再打开文档时会弹出一个“密码”对话框,现在如果不输入密码就不能打开文档了。要是不想要密码了,打开“选项”对话框,在两个密码的正文框里把密码清除就可以了。

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  要是把密码忘了,你最好和微软的人联系,让他们帮你来解决这个问题。

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在Word中还可以对文档的一部分内容设置修改口令,防止别人修改,方法是打开“工具”菜单,单击“保护文档”命令,在“保护文档”对话框中选择要保护的内容,比如批注、修订等,输入密码,单击“确定”按钮,同样会出现一个“确认密码”对话框,确认一下密码就可以了。              

存为Web页面

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   把一个文档保存成一个网页:打开“文件”菜单,单击“另存为Web页”命令,打开“另存为”对话框,选择保存的文件夹,输入文件名,单击“保存”按钮,就可以保存出一个Web页来。 (电脑入门到精通网 www.58116.cn)


不过在保存时会丢失一部分格式的设置,因为在页面视图中的某些格式在浏览器中是无法实现的,单击“继续”按钮,Word自动转到了Web版式视图中,在这里设置的格式就可以在浏览器中完全显示了。

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打开“文件”菜单,单击“Web页预览”按钮,就可以直接用浏览器来查看所做网页的实际效果了。在Word 2000中可以直接从打开对话框中打开并编辑Web文件夹中的文档,也可以直接把文档保存到Web文件夹中。 (电脑入门到精通网 www.58116.cn)


在IE5中单击“编辑”按钮的下拉箭头,选择“使用Microsoft Word for windows进行编辑”,可以启动Word对网页进行编辑。

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Web文件夹是Office 2000中增加的一个功能,它允许你将Office文档直接保存到Web服务器上,以方便文档的更新。

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设置Web文件夹:打开“我的电脑”,双击“Web文件夹”图标,打开“Web文件夹”,双击“添加Web文件夹”图标,打开“添加Web文件夹”对话框,在“请键入要添加的位置”输入框中输入放置Web文件夹的URL,单击“下一步”按钮,输入这个Web文件夹的名称,单击“完成”按钮,一个Web文件夹就建立好了。 (电脑入门到精通网 www.58116.cn)


使用Web文件夹:在Word的打开和保存对话框的左边有一个Web文件夹按钮,单击这个按钮,双击文档要打开或保存的文件夹,选择文档打开或输入名称保存就可以了。 (电脑入门到精通网 www.58116.cn)


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(责任编辑:电脑入门到精通网 www.58116.cn)
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